Serviço de guarda de arquivos otimiza e desburocratiza organização de documentos nas empresas
Qual empresa nunca teve dor de cabeça na hora de organizar seus arquivos? Encontrar aquele documento antigo, que não se sabe ao certo onde e em que condições está; organizar pastas e papéis que não param de se acumular é sempre uma tarefa difícil e cansativa. Por conta disso, alguns empresários têm optado por delegar esta operação a empresas especializadas. O resultado é a desburocratização deste setor e a economia de tempo e de dinheiro.
Lia Andrade é gerente da Mrh Arquivos, empresa especializada em Serviços de Gestão Documental e Guarda Terceirizada de documentos. Segundo ela, existem diversos tipos de serviço que podem ser prestados neste setor, que vão dos mais simples aos mais complexos. “Temos diversas modalidades, mas 3 são as que mais se destacam. O primeiro, mais completo, contempla todos os processos da gestão documental: estruturação, levantamento documental, traslado, digitalização, organização, cadastro, etiquetagem, auditoria, dentre outras comodidades. Este plano é o mais solicitado e o perfil é de clientes que não tem controle nem organização sobre a gestão de seus arquivos”, ressalta.
A segunda modalidade é um pouco mais simplificada que a primeira, com a gestão de guarda monitorada através de planilha, mas sem remanejamento dos documentos. A terceira modalidade geralmente é pedida por empresas que já têm os seus arquivos muito bem organizados, porém não dispõem de espaço físico para guardar estes documentos. Então, ele nos contratam e nós apenas guardamos em nossos espaços físicos as caixas lacradas com documentos destas empresas. Temos ainda uma quarta opção de serviço, que é quando nossos profissionais vão até as empresas para realizar os trabalhos de levantamento, cadastro, organização e indexação, por exemplo”, explica. Ainda de acordo com a gestora, estudos de viabilidade econômica apontam que terceirizar os serviços de guarda de documentos pode representar ao contratante um barateamento de até XX nos custos.
E o serviço tem atendido às necessidades das empresas. Contratantes de diversas destas modalidades tem dado retornos positivos sobre os resultados. Sidney Rocha é arquivista de uma das empresas clientes da Mrh. Segundo ele, a terceirização da guarda documental gerou uma série de benefícios ao seu setor, como agilidade e desburocratização. “Muito bom! Gerou mais espaço físico, garantiu um melhor acondicionamento dos documentos, garantindo a preservação e conservação da integridade deles. Além disso, garantiu uma maior agilidade e facilidade nas solicitações”.
Sobre o Grupo MRH
Maior grupo de gestão de pessoas e serviços do Nordeste, a MRH é conveniada exclusiva dos MBAs, Cursos e Pós-graduação da Fundação Getúlio Vargas nos estados do Ceará, Rio Grande do Norte e Paraíba. Também é referência em gestão de arquivos físicos e digitais e locação de mão-de-obra. Com mais de 150 profissionais, a Mrh tem presença internacional, através da NPA The Worldwide Recruting Network (rede internacional de recrutamento e seleção), e está presente em todo o território nacional, por meio da rede de parceiros Rh Nacional.
Além da matriz em Fortaleza, a Mrh conta com unidades próprias nos estados do Piauí, Rio Grande do Norte e Paraíba.Com atuação em diversos setores, o grupo é referência em todas as áreas onde atua, sempre pautado pela ética, empreendedorismo e responsabilidade social. Um exemplo deste empreendedorismo é a Facine, faculdade pertencente ao grupo e criada em 2006 e que possui cursos técnicos, de graduação e pós-graduação. Valores sociais também fazem parte da política do grupo, através do iJovem, instituição que tem como objetivo oportunizar emprego para jovens de baixo poder aquisitivo, através da Lei do Programa de Aprendizagem e que já deu oportunidade no mercado de trabalho para mais de 5 mil jovens.
