Os eventos online tornaram-se uma oportunidade para pequenas e médias empresas em meio a pandemia provocada pelo novo coronavírus. Além de oferecerem um custo mais acessível, esses eventos possibilitam maior capilaridade, ampliando a oferta para um público sem fronteiras.
A quantidade de eventos online tem crescido nos últimos meses, resultando na forma mais eficaz de comunicação entre empresa e clientes. Uma pesquisa realizada pelo site Feiras do Brasil aponta que os eventos online já representam 25% do calendário de 2020 no País. A publicação afirma que o segundo trimestre do ano foi o que teve mais destaque até o momento, tendo mais de 230 eventos realizados ou agendados de forma online.
“O formato que já era conhecido, mas ainda não tão incorporado pelas empresas, facilitou muito o acesso de pequenos e médios empreendedores que muitas vezes não poderiam realizar o mesmo evento na forma presencial devido aos altos custos”, comenta Carolynne Bonfatti, sócia fundadora da Bonfatti Eventos. “Hoje, já é possível viabilizar o evento online para o cliente com profissionalismo, de forma segura e com ótimos resultados a um custo significativamente menor, por não exigir locação de espaço e de coffee break, por exemplo, que muitas vezes podem impactar nos custos dos pequenos empresários”, lembra a empresária.
Segundo Carolynne, outro diferencial é o aumento de capilaridade, uma vez que é possível convidar pessoas ao redor do mundo para um evento online, possibilitando também o acesso a ele posteriormente, por meio de gravação.
Nesse novo normal, as assessorias de eventos também precisaram se adaptar, investindo em plataformas e equipe capacitadas para levar o evento de forma profissional e assim como no presencial, deixando o cliente como a estrela da festa.
Todas as modalidades de evento se reinventaram desde os mais técnicos até os de entretenimento, como happy hour, que tem gerado experiências bem positivas aos clientes. No entanto, muitas empresas ainda não pensam fora da caixa e desconhecem as oportunidades dos eventos online. “Não é simplesmente abrir uma plataforma no Zoom, por exemplo, para que tudo aconteça. É preciso um trabalho profissional, de planejamento e execução que traga confiabilidade ao cliente e aos participantes, gerando resultados satisfatórios”, afirma Carolynne.
O online segue todo o protocolo de um evento presencial, do planejamento até execução e acompanhamento. Assim, a empresa contratada para esse fim é responsável pelo cronograma, etapas de estruturação e prazo para invites ao público.
Além de todas as etapas anteriores, a equipe de eventos precisa dar todo o suporte técnico no momento para que tudo ocorra perfeitamente, acompanhando dinâmicas, como salas simultâneas, promovendo a melhor experiência ao anfitrião e aos participantes. “E o trabalho continua com os feedbacks”, diz Carolynne.
O evento também pode ser híbrido – um mix de online e presencial. “Nesse modelo, por exemplo, os participantes recebem o produto antecipadamente em casa e no momento do evento podem acompanhar passo a passo o seu manuseio ou sua forma de degustação”, afirma Carolynne.
Assim, além de tornar-se uma nova oportunidade no universo corporativo, a assessoria de eventos é a forma mais profissional para as empresas conquistarem clientes. Uma equipe profissional vai viabilizar maior abrangência nos eventos, com ótimos resultados a um custo muito mais acessível.